Toyoda Gosei Czech, přední výrobce automobilových komponent a součást stejnojmenné globální japonské skupiny, optimalizuje své HR procesy s naším řešením OKbase.
Firmu najdete v průmyslové zóně Verne v Klášterci nad Ohří. Ve 4 výrobních halách aktuálně zaměstnávají přes 1 000 lidí. Součástky dodávají do aut světových značek, jako jsou Toyota, Porsche, Audi, Škoda nebo BMW.
Hledali efektivní nástroj pro správu agendy lidských zdrojů, který zvládne i požadavky mezinárodního prostředí.
"I když jsem nezažila počáteční fázi výběru systému, jsem přesvědčená, že rozhodnutí vybrat OKbase bylo správné,“ začíná své vyprávění Lenka Kaftanová, HR Group Leader ve společnosti Toyoda Gosei Czech. „Když se u nás OKbase zaváděla, já ani moje kolegyně jsme ve firmě ještě nebyly. Nastoupila jsem v roce 2017 a už v té době byla OKbase pro naše oddělení zásadním nástrojem," dodává Jana Dušková, Payroll Officer.
Vše pod jednou střechou
„Co já osobně oceňuji, je široký záběr systému. Máme vše pod jednou střechou a k tomu samozřejmě možnost implementovat do systému další moduly a integrovat je s ostatními nástroji. Snažíme se využít úplně všechno, co OKbase nabízí a umí,“ říká Lenka. Od evidence vzdělávání přes hodnocení zaměstnanců až po správu benefitů – OKbase pokrývá širokou škálu HR procesů. A co víc, systém neustále roste a vyvíjí se, vznikají další nové funkce.
Jana doplňuje: „Když jsem nastoupila já, absolvovala jsem rychlokurz práce v OKbase pro účetní, což bylo fajn. Co se týká mzdové oblasti, tak mojí výhodou bylo, že v předchozí firmě jsem pracovala v podobném programu, tak mi zaškolení šlo snáz. Ale musím říct, že OKbase je vychytaná mnohem líp, prostě je to parádička.“
Hotline – vždy připravena pomoci
Jedním z klíčových faktorů při používání OKbase je pro Toyodu hotline. „I v tomto ohledu nám spolupráce funguje skvěle. Hotline je pro nás hodně důležitá, prostě alfa a omega všeho,“ říká Lenka. „Oceňujeme, že můžeme mluvit česky a s živými lidmi, že nekomunikujeme s chatbotem. Máme vaše lidi na podpoře rádi, při řešení nejrůznějších požadavků jsou nám velkou oporou.“
A jaké konkrétní situace řešili pomocí hotline? „Naposledy jsme potřebovali radu k e-podání na sociálku na hlášení cizinců, chyběly nám nějaké informace. Napsali jsme a vše vyřešili jen e-mailem. Paní z podpory nám rychle poradila, co a jak nainstalovat, udělala jsem pár kliků a bylo hotovo,“ popisuje Lenka.
Jana Dušková zase vzpomíná na problém s chybnými statistickými šetřeními: „Zavolala jsem na hotline a paní na lince mě okamžitě navedla, kam se mám podívat a co mám zkontrolovat, že se mi do reportů pro statistiku zřejmě nenačítají všechny mzdové složky. Bylo super, že mi dokázala prakticky okamžitě říct, co mám dělat, abych chybu odstranila.“
Co si na OKbase cení nejvíce?
Obě dámy se shodují na tom, že jednou z největších výhod OKbase je možnost elektronického podání hlášení na sociálku. „E-podání přímo z OKbase je super vychytávka. Hlášení se přenáší na portály sociálky na jeden klik. Nedovedu si už představit, že bych to při takovém množství lidí dělala ručně,“ říká Jana.
Lenka zase oceňuje možnost automatického rozesílání školení zaměstnancům: „Kolegyně z mého týmu, která se věnuje vzdělávání, jen klikne na kalendář a vybere, kterým lidem to pošle. To je vychytávka zase z jiného tématu. Organizujeme totiž hodně různých externích i interních školení a tuhle funkci jsme si na oddělení oblíbili, šetří nám čas.“
Plány na další vylepšení
Společnost Toyoda Gosei Czech má s OKbase i další plány. Výhledově chtějí například umožnit vzdálený přístup do systému všem zaměstnancům ve výrobě, aby mohli sledovat svou docházku, žádosti o dovolenou a další informace. „Bylo by pro nás určitě zajímavé, kdyby si všichni zaměstnanci včetně těch z výroby mohli některé věci vyřídit sami, stejně jako jejich kolegové z kanceláře,“ říká Lenka.
Závěrečné zhodnocení
OKbase se prakticky od svého nasazení stala nedílnou součástí HR procesů ve společnosti Toyoda Gosei Czech. Díky komplexnímu záběru, intuitivnímu ovládání a spolehlivé podpoře jim pomáhá efektivněji spravovat HR agendu a soustředit se na to nejdůležitější – rozvoj zaměstnanců a růst byznysu.