Pro rok 2025 jsme přichystali další vylepšení pro eProhlášení a eŽádost, které zaměstnanci vyplňují ve webové samoobsluze. Přečtěte si, v čem úpravy spočívají a využijte pro zaměstnance nové videonávody.
Souhrn úprav pro eProhlášení a eŽádost
Na základě zpětné vazby od zákazníků jsme upravili způsob vyplňování formulářů podávaných zaměstnancem elektronicky přes OKbase. Co je nového:
1/ Vícekrokový průvodce vyplněním
Obsah žádostí se nezměnil, ale vyplňování je nyní pro uživatele přehlednější díky tomu, že jsme původní dlouhý jednostránkový formulář rozdělili na jednotlivé kroky.
2/ Jednoduchý a efektivní postup
V každé oblasti formuláře se nabízí pouze relevantní možnosti nebo dokumenty.
3/ Vysvětlivky se nedají přehlédnout
Nápověda s důležitými doplňujícími informacemi, která se dříve skrývala pod "i", se nyní zobrazuje u každé části formuláře v barevně odlišeném poli.
4/ Přílohy lze nahrát rovnou v průběhu vyplňování
Přílohy k žádosti lze připojit v průběhu vyplňování, ale i dodatečně. Má-li uživatel v systému už dříve nahrané přílohy platné pro celé období, které vyplňuje, OKbase je zobrazí, takže je není nutné nahrávat znovu (může se jednat o potvrzení o studiu, rodné listy dětí apod.).
5/ Aktualizace dle platné legislativy
Jako vždy jsou formuláře a postupy v souladu se zákonem a tiskopisy vychází z nových vzorů od daňové správy. Nové RZD tedy neobsahuje např. zrušené slevy na studenta, školkovné apod. Naopak přibylo detailní rozdělení příspěvků na produkty na stáří (penzijní připojištění) a k nim souhrnný roční limit.
6/ Intuitivní ovládání
Tlačítka pro odeslání žádosti a informace jsou nově i dole pod žádostí.
7/ Upozornění a stav žádosti
Informace, které se dříve zobrazovaly až po učinění souhlasu/prohlášení, jsou vidět ihned.
Všechny změny jsou detailně popsány v aktualizovaném manuálu pro zákazníky OKbase „Daňové dokumenty 6.13.1.pdf“. Ten je ke stažení v klientské sekci jako příloha dokumentace z prosince 2024.
Aktualizované videonávody pro zaměstnance
Videonávod OKbase – Prohlášení poplatníka daně 2025
Stahujte zde: https://file.oksystem.cz/index.php/s/xTesIqj7gJAtA6B
Videonávod OKbase – Žádost o roční zúčtování daní nebo o potvrzení zdanitelných příjmů
Stahujte zde: https://file.oksystem.cz/index.php/s/6eCFmHauqhU16ix
Návody v anglickém jazyce najdete zde:
OKbase – Applications for Annual Tax Settlement or confirmation 2025
YouTube: https://youtu.be/Qg5M7rQBCfE
OKsystem: https://file.oksystem.cz/index.php/s/iI2ev9V6dvaz7ek
OKbase – Taxpayers Declaration 2025
YouTube: https://youtu.be/i4dtv1QtbQg
OKsystem: https://file.oksystem.cz/index.php/s/3TqvYyiFveziGiP
TIP: Zaměstnavatel může videonávody přidat přímo na stránku, kde zaměstnanec prohlášení poplatníka nebo žádost o RZD vyplňuje. Jak? Oprávněný uživatel (administrátor) u zaměstnavatele upravuje texty včetně odkazů na příslušné videonávody v parametrech pro Mzdy a platy (část Informace na web > eProhlášení informace pro zaměstnance (web)/ eŽádost o RZD informace pro zaměstnance (web). Je možné použít odkazy na videa umístněná na YouTube nebo odkazy na úložiště OKsystem.
OKbase umí i další procesy bezpapírově
Evidenční list důchodového pojištění (ELDP) je možné v OKbase elektronicky vystavovat a přebírat už 5. rokem, protože novinku jsme spouštěli na jaře roku 2021. Také rozličná potvrzení, která zaměstnanec od své mzdové účetní v období potřebuje, po ní může žádat prostřednictvím aplikace OKbase (využívají se pro to tzv. uživatelské formuláře - zaměstnanec vybere z možností a odešle žádost své účetní například když potřebuje potvrzení pro druhého rodiče o neuplatňování dětí pro účely podání jeho daňového přiznání). A velmi snadno nahraje do systému naopak svoje přílohy, které se mzdové účetní zobrazí u jeho složky ke kontrole a dalšímu zpracování.
Submodul, který celé paperless zpracování umožňuje, nazýváme "Dokumenty mzdové účtárny", a mohou si jej doobjednat zákazníci, kteří používají OKbase Mzdy a Platy. Tyto elektronické funkce mohou využívat také zákazníci našeho mzdového outsourcingu nebo účetních a auditorských společností, které zpracovávají mzdy svým klientům v OKbase.
Paperless u nás nejsou jen daně, ale kompletně všechny procesy, více jsme o nich psali v loňském článku Nástroje OKbase pro snadný workflow HR dokumentů.