Elektronické dokumenty. Vnímáte současnou situaci? Je jich stále více a více. Slyšíme však čas od času o únicích informací. V této souvislosti jsou zmiňovány právě elektronické dokumenty nebo záznamy. To nám trochu narušuje pocit bezpečí, který jsme byť neoprávněně, vnímali při práci s listinnými dokumenty. Můžeme „věřit“ elektronickým dokumentům?
Téměř v každém článku v tisku, který se zabývá problematikou správy dokumentů nebo obecněji „podnikového obsahu“ (ECM) najdeme zmínku o k nám propadající evropské legislativě - nařízení evropského parlamentu a rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014, tzv. eIDAS, které v různých částech svého znění zmiňuje, že elektronickému dokumentu nesmějí být upírány právní účinky a nesmí být odmítán jako důkaz v soudním a správním řízení pouze z toho důvodu, že má elektronickou podobu. Skvělé. Na tuto zákonnou oporu přece již dlouho čekáme.
Podobně jako datové schránky inicializovali elektronizaci státní správy, toto nařízení může dále rozčeřit ustálené, klidné vody moře listinných dokumentů, které si stále rádi předáváme.
Stále však máme „mentální“ zábrany vnímat elektronické dokumenty jako „něco“, co nám nepřidělává problémy. Je to částečně z neznalosti možností, které moderní systémy pro správu dokumentů a komunikační nástroje, které nám pomáhají elektronické dokumenty předávat, nabízí, částečně z patřičného zveličování informací novináři či pisálky o tom, že unikly právě elektronické dokumenty. To nám rozhodně důvěru nepřidává.
Pokud to vezmeme odzadu, právě zmiňované zveličování bychom měli vnímat veskrze pozitivně. Upozorňuje nás na fakt, že často při práci s elektronickými dokumenty podceňujeme nebezpečí, že někdo nás může „pozorovat“ a snažit se získávat to nejcennější - informace, bez našeho vědomí. Rovněž nás upozorňuje na fakt, že často nabízené systémy ať již komerční, opensourcové nebo cloudové, bezpečnost vnímají technologicky velice vágně a o bezpečnosti spíše mluví, než konají.
Často je vhodné si přečíst podmínky používání veřejně dostupných, takzvaně „free“ služeb. Už jste si je opravdu podrobně přečetli? Často u těchto služeb platíte nikoliv penězi, ale něčím daleko cennějším - informacemi o vás. Platíte informacemi o svých zvyklostech, náladách, zájmech, vztazích ať osobních nebo obchodních.
Při zkoumání, či výběru informačních systémů se vždy velmi podrobně ptejte na úskalí bezpečné práce s informacemi v nich uloženými. Představte si vždy tu nejhorší možnost a zeptejte se výrobce, dodavatele jak situaci řeší.
Úplně nejhorší může být situace, kdy na bezpečnost rezignujete, protože si říkáte „…kdo by chtěl ode mne informace získávat, vždyť nemám žádné cenné informace“. Máte. Jen si zatím neuvědomujete, jakou mají cenu.
Můžeme tedy „věřit“ elektronickým dokumentům, nemusíme se bát je používat? Rozhodně věřit můžeme, technologické prostředky existují, ale musíme začít u sebe. Podobně jako existují pravidla bezpečného provozu na komunikacích, existují pravidla bezpečné práce s informacemi. A auto neřídí stroj, ale vy. To samé platí o práci s informacemi. Vzdělávejte se a zajímejte se o bezpečnost.